Je boekhouding koppelen aan andere software
Een boekhoudkoppeling geeft afgesproken factuur- of documentgegevens door tussen je boekhoudpakket en andere bedrijfssoftware. Welke informatie beschikbaar is en hoe ze verwerkt wordt, hangt af van de software en de afspraken met je boekhouder. We richten de gegevensstroom pas in wanneer duidelijk is welke velden en controles nodig zijn.
Welke informatie moet de administratie bereiken?
Bepaal eerst waar een document of financieel gegeven ontstaat en welke informatie je boekhoudpakket nodig heeft. Je boekhouder bevestigt welke velden en controles passen bij de administratie. Daarna bekijken we welke gegevens de software beschikbaar maakt en of een relevante status kan worden teruggekoppeld.
Mogelijke stroom
Afspraken vooraf
Je boekhouding
Verkoopfactuur naar de boekhouding
Afspraken vooraf: Klantgegevens, bedragen, btw-gegevens en gewenste boekingsinformatie
Aankoopdocument naar de administratie
Afspraken vooraf: Bronbestand, goedkeuring en bestemming
Factuur- of betaalstatus naar CRM of ERP
Afspraken vooraf: Welke status is beschikbaar en wie gebruikt ze?
Klant- of leveranciersgegevens
Afspraken vooraf: Welk systeem beheert wijzigingen en welke velden zijn nodig?
Je boekhouding
Dit zijn onderwerpen om af te stemmen, geen bevestiging van een specifieke koppeling of boekhoudkundige verwerking. Bekijk het Softwareoverzicht voor pakketpagina's.
Verkoopfactuur naar de boekhouding
Afspraken vooraf: Klantgegevens, bedragen, btw-gegevens en gewenste boekingsinformatie
Aankoopdocument naar de administratie
Afspraken vooraf: Bronbestand, goedkeuring en bestemming
Factuur- of betaalstatus naar CRM of ERP
Afspraken vooraf: Welke status is beschikbaar en wie gebruikt ze?
Klant- of leveranciersgegevens
Afspraken vooraf: Welk systeem beheert wijzigingen en welke velden zijn nodig?
Je boekhouding
Dit zijn onderwerpen om af te stemmen, geen bevestiging van een specifieke koppeling of boekhoudkundige verwerking. Bekijk het Softwareoverzicht voor pakketpagina's.
Welke keuzes maakt je boekhouder?
Je boekhouder bepaalt welke documenten, rekeningen, btw-behandeling en controles voor je situatie nodig zijn. BOUT LAST WEEK geeft via deze pagina geen boekhoudkundig of fiscaal advies. We stemmen de technische gegevensstroom af op de afspraken met je boekhouder en leggen vast welke gevallen een medewerker moet nakijken.
Wat gebeurt er bij onvolledige of afgewezen gegevens?
Een document met ontbrekende informatie of een foutmelding mag niet ongemerkt als verwerkt worden beschouwd. Spreek af wie een melding ontvangt, hoe de oorzaak wordt nagekeken en hoe een gecorrigeerd document opnieuw wordt aangeboden. Welke foutdetails of statussen beschikbaar zijn, hangt af van het pakket.
Hoe onderzoeken we welke boekhoudkoppeling nodig is?
We stemmen eerst met je boekhouder af welke documenten, velden en controles nodig zijn. Daarna controleren we of een bestaande functie de gegevens kan doorgeven en welke toegang je pakket biedt. We leggen vast wie uitzonderingen nakijkt en hoe correcties worden behandeld. Op basis daarvan bakenen we de technische opdracht en verantwoordelijkheden af.
Vertrekken bij de boekhouder
Je boekhouder verduidelijkt welke informatie de administratie nodig heeft.
Bron en pakket controleren
We controleren de bron, beschikbare velden, pakketfuncties en toegangsrechten.
Correcties afspreken
We spreken af wie onvolledige of afgewezen documenten controleert en corrigeert.
De opdracht afbakenen
Het voorstel beschrijft de haalbare gegevensstroom, opleveringen, verantwoordelijkheden, prijs en planning.
Wat kost een boekhoudkoppeling?
De omvang hangt af van documentsoorten, bronnen, velden, controles en eventuele statusupdates. Ook de betrokkenheid van de boekhouder, bestaande functies en correctieroutes spelen mee. Het voorstel legt de gegevensstroom en opleveringen, uitsluitingen en aannames, verantwoordelijkheden en benodigde toegang, prijs, planning en klantafhankelijkheden vast. Relevante terugkerende kosten en wie de accounts beheert en betaalt, staan er ook in.
Zoek je op de naam van je software?
Veelgestelde vragen
Ja, wanneer je bepaalt welke documenten, velden en controles nodig zijn. Je boekhouder bevestigt de administratieve vereisten; daarna kunnen we de technische mogelijkheden onderzoeken.
Dat hangt af van je afspraken met de boekhouder en de gekozen software. Bespreek welke documenten en controles nodig zijn. Daarna onderzoeken we welke gegevensstroom mogelijk is.
De foutmelding en vervolgstappen verschillen per pakket. We spreken af wie een melding ontvangt en hoe een gecorrigeerd document opnieuw wordt aangeboden, voor zover de software dat ondersteunt.
Niet noodzakelijk. Het doorgeven van documenten en het verwerken van bankverrichtingen kunnen andere functies, toegangsrechten en afspraken vragen. We bakenen de gewenste stap afzonderlijk af.
Een nieuwe website, minder administratie, of allebei?
Vertel ons in een paar zinnen waar je vandaag staat. We laten je eerlijk weten wat de beste eerste stap is.