Exact Online koppelen aan je boekhouding
Een koppeling met Exact Online moet aansluiten op je administratie en op de afspraken met je boekhouder. We onderzoeken welke gegevens uit je andere bedrijfssoftware nodig zijn, welk programma de bron blijft en hoe fouten zichtbaar worden. Exact publiceert een REST API-referentie voor Exact Online België; de beschikbare gegevens en toegang controleren we voor je concrete account.
Voor de bredere gegevensstromen en afspraken met je boekhouder, zie Boekhoudkoppelingen.
Welke gegevens moeten de administratie bereiken?
Een boekhoudkoppeling begint met de documenten en velden die je boekhouder nodig heeft. Denk aan klantgegevens, factuurinformatie of een afgesproken status uit een CRM, ERP of ander programma. De boekhouder bevestigt wat administratief nodig is; wij vertalen die afspraken naar een afgebakende gegevensstroom.
Mogelijke bron
Eerst duidelijk maken
Exact Online
CRM
Klant- of verkoopgegevens
Eerst duidelijk maken: Wanneer is een relatie klaar voor verwerking?
ERP
Klant, product of document
Eerst duidelijk maken: Welk systeem beheert elk gegeven?
Andere bedrijfssoftware
Afgesproken factuur- of statusinformatie
Eerst duidelijk maken: Wie controleert volledigheid en correcties?
Exact Online
CRM
Klant- of verkoopgegevens
Eerst duidelijk maken: Wanneer is een relatie klaar voor verwerking?
ERP
Klant, product of document
Eerst duidelijk maken: Welk systeem beheert elk gegeven?
Andere bedrijfssoftware
Afgesproken factuur- of statusinformatie
Eerst duidelijk maken: Wie controleert volledigheid en correcties?
Exact Online
Welk programma is leidend voor elk gegeven?
Als twee systemen dezelfde klant of hetzelfde document kunnen aanpassen, spreken we af welke bron voor elk veld bepalend is. Ook bepalen we wanneer gegevens mogen worden doorgestuurd en wie een afwijking behandelt. Dat voorkomt dat een koppeling ongemerkt een recentere of gecontroleerde waarde overschrijft.
Hoe worden onvolledige gegevens nagekeken?
Leg vast wat er gebeurt bij een ontbrekend ondernemingsnummer, een onvolledige factuur of een mogelijke dubbele relatie. We bekijken welke validatie en terugkoppeling de gebruikte systemen beschikbaar maken. De boekhouder bepaalt de boekhoudkundige verwerking en controleert afspraken over rekeningen, btw en documenten.
Hoe onderzoeken we een gegevensstroom naar Exact Online?
We stemmen eerst met je boekhouder af welke documenten of financiële gegevens nodig zijn. Daarna controleren we de bronsoftware, beschikbare velden, Exact Online-account en bestaande verbindingen. We spreken af welk systeem leidend blijft en wie fouten of correcties opvolgt. Pas dan bakenen we de haalbare werkzaamheden en projectafspraken af.
Afstemmen met de boekhouder
Je boekhouder bevestigt welke gegevens en controles nodig zijn.
Bron en toegang bekijken
We bekijken de bron, velden, toegangsrechten en beschikbare functies.
Beheer en uitzonderingen afspreken
We spreken bronbeheer, uitzonderingen en eventuele terugkoppeling af.
De opdracht afbakenen
Het voorstel beschrijft de gegevensstroom, opleveringen, verantwoordelijkheden, prijs en planning.
Wat kost een Exact Online-koppeling?
De prijs en planning hangen af van de bronsoftware, gegevensvelden, documentsoorten, bestaande verbindingen en gewenste controles. Ook toegang en de rol van je boekhouder beïnvloeden wat binnen de opdracht valt. Het voorstel maakt duidelijk welke opleveringen en verantwoordelijkheden zijn afgesproken en welke relevante terugkerende kosten er zijn.
Veelgestelde vragen
Dat onderzoeken we op basis van de gegevens die je CRM en Exact Online beschikbaar maken. Eerst bepaal je met je boekhouder welke klant- of verkoopinformatie nodig is en welk programma de bron blijft.
Dat hangt af van de gebruikte gegevensstroom, account en beschikbare statussen. We controleren welke terugkoppeling technisch beschikbaar is en of je team die nodig heeft.
Een overstap is geen uitgangspunt. We bekijken eerst of je huidige pakket de afgesproken gegevensstroom ondersteunt en welke bestaande verbindingen je al gebruikt.
Een nieuwe website, minder administratie, of allebei?
Vertel ons in een paar zinnen waar je vandaag staat. We laten je eerlijk weten wat de beste eerste stap is.